打ち合わせや商談が多い方は、日程調整が大変だと感じているのではないでしょうか。日程調整自動化ツールを使えば、そんな煩わしさから解放されます。

日程調整自動化ツールを利用する場合、日程調整用のURLを相手方にメールで送る必要があります。そこで今回は、ツールを使って日程調整を依頼する場合のメールの書き方とポイントを紹介します。

日程調整自動化ツールを使って日程調整をお願いする場合のメールの書き方

日程調整自動化ツールは、打ち合わせなどの日程を調整するときに、お互いの希望を簡単にすり合わせることができるツールです。社内外で使うことができます。

どのようなメールにも共通することですが、メールを作成する際のポイントのひとつは、メール本文の内容がひと目で分かる件名を作成することです。自分だったらそのメールをクリックしたくなるかどうか、相手の目線で考えてみましょう。

件名に【日程調整のお願い】や【重要】といった文言を加えると、相手の目にとまりやすくなるかもしれません。

日程調整の依頼自体はさほど難しいことではありませんが、細かい部分を確認するのにメールのやりとりが何往復も発生することがないように、要点を押さえた簡潔かつ相手に配慮した丁寧な文章を心がけましょう。

送付する日程調整のURLが正しいか、そのURLが機能しているか、確認も大切です。誤ったURLを送った場合は、再度正しいURLを送らなければいけないため、二度手間になってしまいます。記載したURLは、送信前に1度アクセスして、間違いがないかどうかを確認するようにしましょう。

日程調整依頼のメール文例

日程調整自動化ツールを利用する場合は、候補日程を確認できる専用URLをメール等で送る必要があります。ここからは、日程調整を依頼する際のメールの文例をご紹介します。

社外宛の場合

候補日程（=こちらの空き状況）は時間も含めて、ツールが自動的に選定して相手方に提示するため、こちらでリストアップすることは不要です。

日程調整自動化ツールを使わない場合、こちらが提案した日時で相手の都合が合わないと、先方の空き状況を確認することになりますが、それも不要になります。

弊社が提供するノリスケ日程調整の場合は、日程調整の受付期間を設定することができるので、同じ条件の打ち合わせであれば、新規の打ち合わせも、定期的な打ち合わせも、同じURLを何度も利用することが可能です。

カレンダーとのにらめっこが不要に！日程調整の工数ゼロを目指す「ノリスケ日程調整」開発ウラ話

社内宛（上長から部下）の場合

日程調整とひと口にいっても、様々な確認が必要となり、日程が決まるまでに時間がかかることがあります。

日程調整を簡素化したいなら、日程調整自動化ツールを導入してみましょう。劇的に業務効率が上がるはずです。

また、さらなる時間短縮のために、繰り返し発生する日程調整には、あらかじめ上記のようにメールをテンプレート化しておきましょう。

弊社が提供する「ノリスケ日程調整」であれば、日程調整をスムーズに自動化することができますよ。

予約受付フォームの作り方 by ノリスケ日程調整