【メール文面サンプル3】
営業で日程調整をする場合
営業や営業代行で働く方の場合、お客様との打ち合わせなど日程調整をする場面が多いことと思います。日程調整のやり取りに慣れていないと、メール文を考えるだけでもひと苦労。かなりの時間を取られてしまいます。
この記事では、営業の際の日程調整依頼のポイントや文例をご紹介します。日程調整がスムーズになるように、ご参考になれば幸いです。
日程調整依頼のポイント
日程調整を依頼する際は、件名を見ただけでメールの内容が分かる文言にしましょう。 ビジネスパーソンは毎日大量のメールを受信します。【ご依頼】や【重要】といった文言を追加すると、相手の目に止まりやすくはなりますが、頻繁に多用すると、「またか」とスパムメール認定されてしまうことも考えられるので、注意が必要です。
相手はなぜあなたのメールを読む必要があるのか。理想的には、相手について少し調べて、あなたが担当するサービスがどう相手に役立つかをチラ見せできるとよいと思います。
通常メールには、次の1~2週間から候補日程を3~4記載します。複数の日程を提示すれば、相手も検討しやすくなります。提示した候補日程で都合がつかない場合は、相手に希望日程をあげてもらえる流れにしましょう。
ただし、このやり取りだと日程が決まるまでにメールが何度も往復し、相手に時間を取らせてしまいます。なるべく少ないやり取りで日程調整を完結できるよう、日程調整を自動化するツールを利用するのも一案です。
早めに日程を確定させたい場合は、返信期日を記載してみましょう。メールの返信が来ないから、と、催促の電話をすると、相手に嫌がられることがあるので注意が必要です。メール内に具体的な期限を記載しておけば、相手も積極的にスケジュールを確保してくれるでしょう。日程が確定した後は、必要事項を記載したカレンダーを相手に共有しておくとよいでしょう。
相手に配慮したメールやカレンダーを送れば、お互いに無駄なメールを送り合う必要がなくなります。こちらのメール文サンプルも参考にされてください。
日程調整依頼のメール文例
ここからは、日程調整依頼のメール文例を紹介します。
訪問日程を調整する場合
件名：【日程調整のお願い】新商品「○○」のご説明について
▲▲株式会社
●●様
お世話になっております。
株式会社N2i ノリスケ日程調整 営業担当 ノリ スケと申します。
この度は、弊社新商品「○○」へのお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
こちらから貴社にお伺いさせていただき、詳しい内容をご説明いたします。
以下の日程のご都合はいかがでしょうか。
お時間は1時間ほど頂ければ幸いです。
【候補日程】
・○月○日（○）○：○〜○：○
・○月○日（○）○：○〜○：○
・○月○日（○） 終日
こちらでご都合が合わないようでしたら、
○○様のご都合の良い日程を2~3ご教示いただけると幸いです。
お手数ですが、よろしくお願い申し上げます。
株式会社N2i
ノリスケ日程調整 営業担当
ノリ スケ
Webミーティングの日程を調整する場合
件名：○月度Webミーティングの日程調整のお願い
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。
先日は、お忙しい中お時間をいただき誠にありがとうございました。
早速ですが、次回お打ち合わせの日程についてご連絡させていただきました。
前回と同じく、Webミーティングを想定しております。
下記日程でご都合の良い日をお知らせくださいませ。
・○月○日（○）○：○〜○：○
・○月○日（○）○：○〜
・○月○日（○）午前中
日程をご確認の上、○月○日（○）までにご返信いただけると幸いです。
WebミーティングのURLは、日程が決まり次第また改めてご案内いたします。
お手数ではございますが、よろしくお願いいたします。
○○株式会社
○○ ○○
日程調整自動化ツールを使う場合のメール文面サンプルはこちらをご覧ください。
営業活動の上で、日程調整は欠かせない業務のひとつです。事前に日程調整メールの大まかなテンプレートを作成しておくことで、時間をかけずとも丁寧なやり取りができるようになります。日程調整はスマートなやり取りを心がけましょう。